Ett affärssystem för alla entreprenader

Ett entreprenadföretag behöver mer än slipmaskiner, penslar och skruvdragare. Vi får en pratstund med Agneta Qvick som är ekonomiansvarig på Sjölander Måleri i Sundsvall. Hennes favoritverktyg är varken en pensel eller en vinkelslip. 

Den koncern som Sjölander Måleri ingår i utmärker sig genom sin stora bredd. 

– När det gäller fasadarbeten och golvläggning finns det nästan ingenting vi inte kan göra. Utöver målningsarbeten så renoverar vi balkonger, klottersanerar, lagar frostskadat tegel, lägger industrigolv och utför antikvariska jobb, som att återställa kyrkomålningar. Genom att finnas på många marknader så kan vi ta en större del av en entreprenad och få fler beställningar från en kund, säger Agneta. 

Många arbetsorder och mycket material 

Agnetas favoritverktyg är Entré, ett affärssystem från Hantverksdata, som är specialanpassat för service- och entreprenadföretag. 

– Jag vet faktiskt inte hur vi skulle klara oss utan det, säger hon. Systemet gör att det komplexa och tidsödande blir otroligt mycket smidigare. 

Hur då? Jo, kärnan i Entré är projektstyrningen. Varje arbetsorder läggs upp som ett projekt. All materialkostnad och arbetstid bokas in på projektet – som sedan med ett knapptryck omvandlas till en elektronisk faktura när jobbet är klart. Men det slutar inte där. 

– Sedan ramlar uppgifterna från alla fakturor ner ända in i redovisningen. Det är mycket tidsbesparande att slippa alla manuella inmatningar. 

Verktyget Entré Portal gör dessutom att målarna ute på fältet blir helt och hållet mobila. 

– De får sina arbetsorder i sin mobil eller surfplatta och kan i dessa registrera sin tid samt lägga in materialet själva. Materialet kan de hämta direkt på lagret, eftersom allt det redan finns automatiskt registrerat i arbetsordern, säger hon. 

Smidig och flexibel uppföljning 

Agneta framhåller att det inte bara är entreprenader som kan hanteras i Entré. Användaren kan definiera vad som helst som ett projekt, exempelvis en annonskampanj eller användandet av företagets fordon. På så vis kan man löpande följa upp lönsamhet och utfall av allt företaget gör. 

– Systemet är även enkelt att använda. Det viktiga är att få rutin på att lägga in all utförd tid och alla kostnader, sedan sköts resten automatiskt. Det är också enkelt att integrera nya bolag och verksamheter i systemet, exempelvis vid förvärv. Det tar ungefär en kvart att läsa in SIE-filen som innehåller den nya verksamhetens bokslut. Sedan är det bara att börja använda Entré i den nya verksamheten, säger Agneta. 

Med ytterligare funktioner som kalkylverktyg och molntjänst blir Entré ett komplett administrativt redskap för expansiva och aktiva entreprenadföretag. 

– Vi använder kalkylverktyget för offerter och med den historik som genom projektstyrningen finns dokumenterad i systemet så kan vi ta fram ett mycket bra underlag. I molntjänsten, som vi precis köpt till, samlar vi all dokumentation som rör ett projekt på ett och samma ställe, möjlig att komma åt för alla inom koncernen så länge de har en internetuppkoppling. 

Entré automatiserar hela den administrativa kedjan i ett entreprenadföretags verksamhet, och är ett kraftfullt verktyg för projektstyrning. Så att mer tid kan läggas på en vassare kärnverksamhet.