Så väljer du rätt projektverktyg för ditt bygg- och entreprenadföretag

Projektverktyg för bygg- och entreprenadföretag kommer i alla former och skepnader – en riktig djungel av valmöjligheter. Så vilket är rätt för just ditt företag?

Behoven för ett byggföretag kan skilja sig markant beroende på dess storlek, vad för arbete de utför såväl som vilka befintliga system det måste kunna integreras med. Ett projektverktyg säkerställer att du kan hålla ordning på tidsplaner, kostnader och resurser – att implementera ett verktyg för projekthantering som inte uppfyller ditt företags behov kan bli en dyr historia.

Därför har vi satt ihop denna guide för att vägleda dig genom djungeln och hjälpa dig välja rätt projektverktyg för ditt bygg- och entreprenadföretag.

Checklista för att välja rätt projektverktyg för era behov:

Innan du ens bör tänka på vilket verktyg du ska välja behöver du utvärdera din nuvarande situation och behov. Prata gärna med kollegor för att få deras perspektiv och vad för funktioner de anser är kritiska – vare sig det handlar om projektstyrning eller projektuppföljning för varje byggprojekt.

Definiera vad som är viktigt för ditt företag: Identifiera de övergripande målen och de största utmaningarna för ert företag.

Specificera behoven som projektverktyget ska lösa: Lista de specifika problem och funktioner som verktyget måste hantera, såsom planering, budgetkontroll, resursallokering eller samordning mellan team och underleverantörer.

Behövs några integrationer mot befintliga system: Se till att verktyget enkelt kan samverka med era befintliga system, som ekonomisystem, CRM eller tidrapportering, för att effektivisera informationsflödet och minska dubbelarbete.

Vilka funktioner MÅSTE ni ha: Identifiera de funktioner som är absolut nödvändiga för att verktyget ska stödja er dagliga verksamhet och möta era grundläggande behov.

Vilka funktioner är BRA att ha: Fundera över vilka funktioner som skulle ge mervärde men inte är kritiska, så att ni kan prioritera dem om budgeten tillåter.

Definierar budgetramar: Ingen gillar att snacka pris, men det är viktigt att ange en realistisk budget som ni kan hålla er till.

De 4 viktigaste funktionerna i ett projektverktyg

Medan vi gissar på att alla (eller de flesta) funktioner i ett projektverktyg inom bygg är användbara, så är de nog inte alla lika viktiga. Rätt funktioner i ett projektverktyg är avgörande för att underlätta planering, kontroll och effektiv uppföljning av projekt. Nedan är vår lista över de viktigaste funktionerna i ett projektverktyg som vi tror gynnar alla bygg- och entreprenadföretag och hjälper dem att hantera sina projekt bättre.

Budgetering och ekonomisk uppföljning

Ett projektverktyg inom bygg bör stödja budgetering på flera nivåer, exempelvis per projekt, aktivitet och kostnadsställe. Denna flexibilitet gör det möjligt att detaljstyra projektets ekonomi och säkerställa att kostnaderna hålls inom ramarna. För projekt som sträcker sig över längre tid är det även viktigt med funktioner för aconto- och indexfakturering samt successiv vinstavräkning (SVA). SVA ger en tydlig bild av intäkter och resultat över tid, vilket är särskilt viktigt i stora projekt med lång varaktighet.

Rapportering och analys

Under projektets gång är tillgång till rapporter avgörande för att följa upp arbetets status och identifiera eventuella avvikelser. Projektverktyget bör erbjuda möjligheten att skapa skräddarsydda rapporter som visar upparbetat resultat, fakturerade timmar och nedlagda kostnader. Flexibiliteten att kunna skicka dessa rapporter digitalt eller skriva ut dem gör att projektledare och andra intressenter snabbt kan få en överblick över projektets ekonomiska och operativa status.

Projektdagbok

Projektdagboken är ett praktiskt verktyg för att dokumentera dagliga händelser och observationer på byggplatsen. Här kan projektledaren eller arbetsledaren dokumentera information om väderförhållanden, personalnärvaro och eventuella avvikelser som påverkat dagens arbete, till exempel blockering av vägar eller säkerhetsincidenter. Dagboken skapar en viktig dokumentation som kan användas för att analysera arbetsplatsens produktivitet och hantera eventuella konflikter eller förseningar.

Projektplanering med Gantt-schema

Ett välutvecklat Gantt-schema är grundläggande för att hålla projektet på rätt spår. Med projektplaneringen kan start- och slutdatum för projektet tydligt schemaläggas, och de olika projektetapperna kan läggas upp med specifika moment och tillhörande kalkyltimmar. Den här funktionen ger även möjlighet att knyta beroenden mellan olika moment, vilket underlättar identifiering av kritiska moment som kan påverka hela projektets tidslinje.

Frågor att tänka på inför valet av projektverktyg

Hur lång tid tar implementeringen?
Hur många licenser behöver vi?
Behövs någon utbildning/träning för att kunna använda verktyget?
Vad för säkerhetsåtgärder finns på plats för att skydda vår data?
Är systemet kompatibelt med våra befintliga system?
Hur anpassningsbart är verktyget?

Hantverksdata: Projektverktyget för hela bygg- och entreprenadbranschen

För bygg- och entreprenadföretag som söker ett komplett affärssystem erbjuder vi Entré, vårt projektverktyg för bygg- och entreprenadbolag som samlar alla funktioner som behövs för effektiv projektstyrning på ett och samma ställe. Med Entré får ni tillgång till ett system med alla funktioner ni behöver, och mer därtill, för allt från ekonomi och tidsregistrering, till projektuppföljning för varje byggprojekt. Läs mer om våra två versioner av Entré:

Entré – I Entré kan du ställa in projektverktyget så att det passar din verksamhet. Vår större lösning har en bredare och djupare funktionalitet. Här har du marknadens bästa stöd för projektstyrning, återkommande service och anläggningar.

Entré Office – Branschutvecklat projektverktyg med alla funktioner på ett och samma ställe; arbetsorder, projekt, fakturering, tidsregistrering, egenkontroller, dokumenthantering och uppdaterade prislistor från de ledande leverantörerna. Entré Office är paketerat för att passa de allra flesta små och medelstora företag.

Men vi vet att behoven varierar och är inte enbart styrt av företagsstorlek. Med Hantverksdatas lösningar kan du hitta det bästa alternativet för just dig och din verksamhet. Oavsett hur situationen ser ut just hos er, har vi lösningar för alla behov.